Todos os dias, a rotina de trabalho do advogado trabalhista Paulo Emílio Catta Preta de Godoy, 34, é minuciosamente traçada. Na tela do computador, um roteiro elaborado com auxílio de um software, além dos tradicionais lembretes grudados no monitor do computador – conhecidos como Pos-it’s. Afinal, a profissão exige cautela para não perder prazos e recursos. Mas como os profissionais podem fazer para organizar melhor as tarefas diárias de trabalho?

Para o especialista em administração de tempo e produtividade, Christian Barbosa, é preciso que cada um descubra seu jeito de não esquecer as inúmeras tarefas programadas ou que surjam no decorrer do dia. De acordo com ele, devemos nos conscientizar de que inúmeros recados e bilhetes não ajudam na organização de um planejamento, ao contrário, podem atrapalhar ainda mais no cumprimento de algumas atividades.

“Devemos ter um dia priorizado com tudo que precisamos cumprir, mas sempre deixando espaço para nossa própria espontaneidade. Isso necessita ser feito através de tarefas, em uma ferramenta pessoal de planejamento. É preciso primeiro entender que o seu dia é uma tríade, ou seja, composto por três tipos de atividades: reuniões, que são os compromissos com hora marcada; as informações com as anotações e tarefas como as atividades que devem ser executadas em determinado prazo, sem um horário definido de início ou término”, revela Barbosa.

O advogado Paulo Emílio também acredita que o uso de lembretes funciona até certo ponto, podendo se tornar “inadministrável” em determinado momento. Ele, além das atribuições do escritório de advocacia, é professor universitário e tesoureiro da Caixa de Assistência aos Advogados do DF (CAA-DF). De acordo com ele, o grande desafio é estabelecer uma rotina que cumpra o propósito de cada profissional.

“Na gestão de qualquer negócio é possível perceber que as rotinas são limitadores e quando se tornam um mero ritual despropositado, uma espécie de liturgia, isso acaba se tornando um desperdício de tempo. Mas elas [as rotinas] são necessárias porque, senão, a gente cai na desorganização”, destaca Paulo, que afirma: “Se eu perco essa rotina eu fico maluco”.

Cristian – que viaja o mundo ministrando palestras sobre organização do tempo e é autor de três livros sobre o tema e co-autor de outros dois – aconselha os trabalhadores sobre como fazer para planejar a rotina de trabalho. “Pense sobre como você executa suas tarefas no dia a dia e veja se você está trabalhando e lembrando-se de realizar todas as suas atividades, ou se está se perdendo entre os e-mails, as interrupções, as conversas improdutivas, etc”.

Veja a seguir as dicas do especialista para a classificação de uma “tríade” para executar no seu dia e ajudar a se concentrar em tarefas que realmente precisam ser executadas:

Separe as atividades nas três esferas existentes e as coloque na ordem de prioridade, conforme abaixo:

1. Importante: todas as atividades que você faz e que tem importância em sua vida. São aquelas tarefas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado.

2. Urgente: é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, pois o prazo para execução é curto ou então já acabou. Essas atividades não podem ser previstas, por isso geralmente causam estresse nas pessoas.

3. Circunstancial: tarefas desnecessárias ou excessivas. São os gastos do tempo de forma inútil, tarefas realizadas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, aquela que não traz resultados, apenas frustrações. Podemos citar como exemplo o uso demasiado da internet, ou os e-mails improdutivos, as conversas fúteis, etc.